問い合わせの返事、AIに頼む？ 定型文で済ませる？

「土曜の17時に、2人で伺いたいです。予約できますか？」

営業時間ならすぐ答えられる。でも、予約を受けられるかは確認が必要。そんな問い合わせを、丸ごとAIに渡してよいのでしょうか。

まず、分かっている案内と、人が決めることを分けます。次は架空のお店を使った説明例です。実際の問い合わせや、AIで試した結果ではありません。

1．営業時間と、予約できるかは別の話

手元の案内にあるのは「土曜は10時から18時まで営業」の1行だけ、とします。17時は営業時間内ですが、2人の予約が取れるとは書かれていません。

この1通を分けると、こうなります。

丁寧な文章にする前に、ここを分けます。営業時間内だから予約も大丈夫、と埋めないことが大切です。

2．決まった案内だけなら、定型文で十分

「土曜は何時までですか？」だけなら、「土曜は10時から18時まで営業しています」という文を手元に置いておけば答えられます。毎回AIに依頼し直す必要はありません。

営業時間が変わったら、その文も直します。同じ案内を繰り返す仕事では、まず使い回せる短い文がないか探してみてください。

3．文章を整える部分だけ、下書きを頼む

複数の質問を順番にまとめたり、書き出しを考えたりするのが負担なら、そこがAIを試す候補です。ただし、AIに頼んでも予約の可否は決まりません。

この架空例を試すなら、依頼は次のようにします。

返信の下書きを作ってください。
店の案内：土曜は10時から18時まで営業。
問い合わせ：土曜17時に2人で伺いたい。予約できますか？
案内にない事実や約束を足さず、答えられない部分は［要確認］と残してください。送信はしません。

どこを残したいか、編集した見本で示すと、こうです。

土曜は10時から18時まで営業しています。
［17時・2名の予約可否：担当に確認してから追記］

これはAIの生出力ではなく、確認箇所を示す見本です。実際のAIがこのとおり返す保証はありません。［要確認］がある文をそのままお客さんへ送らず、答えが確かめられてから完成させます。

4．速さより、直す手間まで見て決める

AIの下書きに「ご予約を承りました」と入っていたら、この材料だけでは根拠がありません。送らずに直します。

見るのは、案内と違う内容がないか、分からないことを確定させていないか。そして、頼む・読む・直すまで含めて、自分で書くより負担が減るかです。確認が増えるなら、定型文へ戻して構いません。

最初は上の架空例のままで十分です。実際のお客さんの名前や問い合わせ原文を入れる前に、その情報を使ってよいかと、使う道具の条件を確認してください。

今日は、よくある質問を1つ思い浮かべて「そのまま答えられる案内」と「人に確かめること」を分けてみてください。両方が分かれば、AIに頼む範囲も決めやすくなります。

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