仕事の情報、いま開いているAIに入れていい？

問い合わせをAIで整えたい。でも、お客さんの文章をそのまま貼ってよいか分からない。

そこで迷うなら、まだ原文を入れなくて大丈夫です。まず「どのアカウントか」「何を入れるか」「何を任せるか」を分けて確認します。

ここでは店の返信づくりを例にします。登場する問い合わせは説明用の架空例で、実体験やAIの実行結果ではありません。

1．仕事用のつもりでも、ログイン先を確認する

仕事のパソコンで開いたからといって、仕事用のアカウントとは限りません。最初にアカウント表示と契約名を見ます。会社で使うなら、管理担当者が利用を認めている道具かも確認します。

同じAIでも、契約によってデータの扱いが違う場合があります。たとえばGoogleは、仕事用Geminiの機能とデータの扱いがWorkspaceのライセンスによって異なると案内しています。Google公式案内

一人で営んでいる場合は、自分が確認する側です。契約名と公式のデータ取扱いの案内を確かめ、分からない点はサービスの窓口へ。お客さんの情報を添付せず、条件だけを質問します。

「有料だから大丈夫」で先へ進めず、何の契約で使っているかを確認するところから始めます。

2．最初は、お客さんの原文を使わない

返信づくりの感触を見るだけなら、次のような作り話で始められます。

架空の依頼文

架空の店の案内：土曜は10時〜18時営業。
架空の質問：土曜は何時まで開いていますか？
この案内だけで、短い返信の下書きを作ってください。

実際のメールを加工するのではなく、初めから架空の文を使う例です。顧客名も予約表も必要ありません。

本当の仕事へ移すときは別の確認が必要です。名前を消しても、本文に取引条件や事情が残ることがあります。社内ルールや取引先との約束、道具の条件を確認する前に、貼り付けない方針にしましょう。

また「AIの学習に使われない」と「記録が残らない」は別です。Microsoftの職場向けCopilot Chatでも、学習への不使用と、入力・回答などのログが残ることを分けて説明しています。Microsoft公式案内

3．今回は「下書きだけ」と決める

最初の例ではメールや保存フォルダーを連携せず、架空の文を手で入力するだけにします。予約を確定したり、お客さんへ自動送信したりするところまでは任せません。

自分がどこまで任せたか分からなくなるなら、その場で広げずに止めます。いつもの定型文で返す方法は残しておいて構いません。

管理担当者やサービス窓口に聞くなら、こんな質問にまとめられます。

窓口への質問文

このアカウントで、問い合わせ返信の下書きを作りたいです。入力してよい情報と、保存・閲覧・学習利用の扱いはどこで確認できますか？ メール連携や自動送信は使いません。

今日は、いまログインしているアカウントと契約名を確かめるだけでも一歩です。条件が分かってから、定型文とAIに任せる部分の分け方へ進めます。